学生団体でイベントを開催するときに大変なことはたくさんありますが、その中でも一番頭を悩ませるのは、集客ですよね。
イベントを企画したら、お客さんを集めるのためにイベントの告知文を考えたり、告知を広めたりする必要があります。このため、お客さんは告知が魅力的かどうかで行くかどうかを判断するので、どのように告知をしていくかは、ものすごく重要なんです。
また、イベント自体は魅力的なものなのに、なかなかイベントの魅力が伝わらない、目標の集客数まで達成するためにどれくらい広報すればいいのかわからない…というそこのあなた、この記事では今のイベントのトレンドや、集客するために必要な広報などについてもご紹介するので、これから学生団体でイベントを開催したいと思っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
そこで、今回は学生団体でイベントを開催するときの告知の広め方を詳しくご紹介します。
今の学生が興味のあることにフォーカスする
まずイベントそのものの内容について考えてみましょう。まだSNSが普及していなかった頃は、外部の人とつながりを持ちたい、何か活動をしたいという時は学生団体やサークルの交流会を紹介してもらうことが多かったんです。
でも現在はSNSに膨大な量の情報が飛び交っているので、その中から自分の興味のあることを見つけて飛び込める機会がどんどん増えています。そのため、人気のあるイベントは、膨大な量の情報の中から勝ち残っていったということですよね。
つまり、最も使われているSNSにおける発信で遅れを取ると、イベントがどれだけ素晴らしくても人は集まりません。 また、現代では簡単にたくさんの情報を得ることができるようになり、自分のやりたいことを自分で実現できるようになりました。たとえば学生時代に起業したり、時には一流企業と提携して、素晴らしい社会貢献事業を展開してスキルアップを図る学生も多くいますよね。
そこで、学生団体がイベントを開催するために必要なことは、社会貢献事業を積極的に取り込み、時代の流れに沿うものへとシフトチェンジしていくことです。
そのため、コンテンツ内容が今の時代のトレンドに合致したものなのか見直すことも重要です。過去には最先端と言われていたコンテンツもいつの間にか古くなってしまうことって、よくありますよね！
今のイベントのトレンドに敏感になる
最近は、おしゃれな写真をSNSにアップしていいねをたくさんもらうことに喜びを感じる人が増えました。素人でも簡単に写真加工ができるようになり、おしゃれな写真のレベルは急激に上がってきています。
そのため、イベント自体がフォトジェニック（写真映えする）であることが最低条件です。また、SNSのライブ配信機能を契機に動画の位置付けも重要になってきていますから、今後はフォトジェニックで、ムービージェニックなイベントが求められるようになります。このため、動画を使ったり、一眼レフで撮った写真を使用したりすることで、よりイベントの雰囲気が伝わりやすくなるはずです。
また、学生や若い世代って、イベントでは非日常感が感じられる開放的な空間を求めていますよね。そのため、思いつきもしなかった面白くて新しいイベントが人気です。
告知文を書くときの基本をおさえる
学生団体のイベントで、内容が魅力的でも告知文の質が低いと、イベントの集客につながらないのでもったいないですよね。では、イベントの告知文はどのような内容が必要なのかご紹介します。
まず、基本的なことですが告知文には日時や場所などの概要を必ず入れましょう。例えば初対面の人でもいきなりイベントの告知をされたら失礼だと感じる方もいますよね。そのため団体名や連絡先も入れて、その他にも誰が開催するイベントなのか、きちんと名乗ってください。
さらにサイトや、別にイベントページを作っている場合はURLも付け、場所に関してはアクセス方法も詳しく書いておくことが大事です！
また、告知文をイベントに申し込んで欲しいのか、詳細が書かれたWebサイトへ誘導させたいのか、告知文に対して返事が欲しいのか、など目的を明確にしましょう。何を伝えたいのかシンプルにまとめて、なるべく短い文章で伝えるのが一番です。
さらに、メール配信をする場合やブログで紹介する場合は、タイトルにもこだわりましょう。読者が一番最初に見るのはタイトルなので、どのようなイベントなのか気になるようなタイトルを付けるのもポイントです！！
イベントを書き方によって魅力的に見せる
例えば、面白いゲストが来たり、絶対にお得になるようなイベントの場合は、告知文がイマイチだとしても告知量を増やせば、ある程度集客できるでしょう。でも正直、インパクトが弱いってこともありますよね…。そこで、イベントの魅力がより強まるような告知文の書き方をご紹介します。
そのためにはまず、ストーリーを作ることです。イベントやプロモーションしたいものに対して、その背景や思いなどのストーリーを付けることで、告知により深みが出るでしょう。なんとなく開催されたイベントよりも、たくさんの人がじっくり考えたイベントの方が行きたいですよね。
また、自分たちのイベントの強みを比較しながらイベントの個性をはっきり書くことがポイントです。人が何かを選択するときは他のものを比較することが多いので、学生団体がイベントを開催するときは、他のイベントよりも優れていなければいけません。つまり、他のイベントにはないような個性を持たせることで他との差別化を図ることができ、イベントとして魅力が出てきます。
イベント告知をTwitterで行う
学生団体がイベントを告知するときに、Twitterを使うことが多いですよね。しかし、どんなに面白いイベントでもツイートの内容がつまらないものでは意味がありません。まず、イベントの参加者を増やしたい、イベントの認知度を上げたいなどツイートの目的をはっきりと決めることが大切です。
そして、文字数は140字ぴったりだとコメント付きRTがしづらくなるため、伝えたいメッセージは一つに絞って、詰め込みすぎないようにする方が伝わりやすいです。また、抽象的な言葉ではなく、具体的にイベントの内容や魅力などが入っていると良いでしょう。
ツイートは、1回だけでは読まれないことは多々あるので何度もツイートしたほうがいいですが、同じツイートばかりしていると飽きられてしまうので、ターゲットに合わせて内容を変えてみたりパターンを変えましょう。
イベント集客を数値に落とし込んで考える
例えば学生団体でイベントを行うときは、定員や目標集客人数を決めてそれに向かって動いています。集客の状況によっては、告知量を増やしたり、イベントの内容を変えたり、イベントの参加費を下げたりすることもありますよね。
でもその手段を感覚で決めている学生団体が多いのです。しかし、感覚ではなく数値に落とし込んで分析をすることで、なにを改善すればいいのか明確になります。そのためにはまず、イベントページのアクセス数を解析しましょう。これで、告知をみている人がどれくらいいるかを知ることができます。
そして、アクセス数に対しての申込数を計算し、申し込み率も解析しましょう。この申込率が低いということは、告知を見ているのに申し込んでないということです。その場合は、イベントの内容や告知文を見直してみましょう。
他には、クリック率もチェックして告知ツイートがどれだけクリックされているかツイート文章を変えた時に変化はあったかなどを解析しましょう。どのツイートの反応がいいかわかるので、周りがどこに興味を持っているのか把握することが簡単にできるでしょう。
Webの集客での目標を作る
それでは学生団体が行うイベントの集客を行うときに、具体的にどれくらいWEBで広報を行えばいいのか目安をご紹介します。
まず、10～30人が集客目標のイベントの場合は、集客開始時期は1カ月から2週間前からがおすすめです。ツイート数は50～100、必要なPV数（サイトへのアクセス数）は500PV～2000PVです。
このような小規模のイベントの場合は、PV数を稼ぐことよりも、イベントに来てくれそうな学生に対してダイレクトメールなどでまず確実にアプローチした上で、ツイートやFacebookで発信していきましょう。
50～100人が集客目標の中規模イベントの場合は、集客開始時期は1カ月前がおすすめです。ツイート数は150～300、必要なPV数は3000PV～10000PVです。
200～1000人が集客目標の大規模イベントの場合は、集客開始時期は50日前～1カ月前がおすすめです。ツイート数は300～700、必要PV数は10000PV～20000PVを目安にしましょう。
中規模以上のイベントの場合はイメージをはっきりと学生に伝えられるかどうかがポイントになるため、TwitterよりFacebookでの告知ページが有効です。そのとき、画像やバナーなども効果的に使うようにしましょう！規模が大きくなるほどPV数をしっかり管理し、感覚だけで広報しないことがポイントです。
まとめ
さて、今回は告知文を書くときのポイントや、告知を広めるためのポイント、イベント告知をするのに便利なメディアなどをご紹介しました。イベントがどれだけ面白くても、広報をしなければ人は集まりません。そこで、どのようにイベントの魅力を伝えるか、どうやって参加させたいと思わせるかが重要です。
また、イベントの告知にはSNSを利用することが多いですが、その際に動画を使ったり、ツールを使って一工夫することで、よりイベントの雰囲気が伝わります。このため読者が「文章を読む」よりも「動画や写真を見る」ような告知にすることで、イベントの内容や会場の雰囲気が伝えましょう。
そして、学生団体のイベントを企画するときには、ターゲットとなるイベントの参加者が何に興味があるのか、今のイベントのトレンドをチェックする必要があります。またスマホの普及により、SNSにおしゃれな写真や動画をアップすることの需要が増えているので、イベント自体をフォトジェニックにしましょう。
また、学生団体のイベントを集客するための告知では、告知文を工夫してイベントの魅力が最大限伝わるようにしましょう。具体的にはイベントを開催する背景を伝えたり、イベントの強みや個性を持たせます。
他にも、イベント告知をTwitterで行うときは、URLをしっかりと付けたり、見やすさを重視させたり、何度もツイートをしたりすることで、フォロワーや他の人まで拡散させましょう。そして、誰もがたどり着きやすく、見やすいイベントページを作ることも重要です。
イベント集客をするためには、どれだけ告知すればいいのか考えて、どれだけ告知できているか数値に落とし込んで考えてみることが大切です。感覚で決めるのではなく、具体的に数値にして目に見える形にすることで、どこに問題があるのか明確になってくるはずです。
みなさんが学生団体でイベントを開催するとき、集客を成功させることは本当に大変ですよね。でも今回ご紹介したポイントに気を付けながら戦略的に告知して、ぜひイベントを成功させましょう！
